5 обязательных документов для отдела продаж

Без чего не может существовать системный отдел продаж? В любом бизнесе прозрачность и стабильность обеспечивают установленные нормативы.

К сожалению, люди очень часто не соблюдают какие-то рекомендации. Но зато осторожно относятся к нарушению ответственности, которую на них возлагают.

Какие регламенты, инструкции и документы нужны в вашем отделе продаж? Вот только небольшой список:

✅ Должностная инструкция менеджера отдела продаж (ОП)

В ней находится вся информация по должности, обязанностям и требованиям для менеджера отдела продаж. В итоге в одном документе можно найти ответы на самые частые вопросы о конкретной должности. Это удобно, когда вы периодически нанимаете новых людей в команду.

✅ Регламент по взаимодействию подразделений, влияющих на продажи

Это один из самых важных документов, потому что процесс продажи обычно выполняется несколькими людьми. Например, в самом начале воронки с новой заявкой работает лид-менеджер, задача которого назначить встречу с экспертом. Далее после назначения встречи заявку берет в работу менеджер-эксперт. И после подписания договора передает аккаунт-менеджеру. И это простой пример, когда в процессе участвуют уже 3 человека.

А теперь вопрос: что если на одном из этапов кто-то не передаст необходимую информацию следующему? Скорее всего это вызовет негатив клиента или команды.

Именно поэтому так важно сразу регламентировать даже эту область. Тогда проблем с передачей информации и клиентов между подразделениями не будет. Как и негатива клиента или команды :)

✅ Инструкции по всем процессам автоматизации бизнеса

Автоматизация - это очень крутая область. И автоматизировать бизнес и процессы продаж можно бесконечно. Но что самое главное в этом? Правильно, это то, что автоматизация должна помогать менеджерам продавать продукты компании.

Соответственно, каждый менеджер (или руководитель, а может и другой участник команды) должен знать на каком участке процесса, когда и как запускается и работает эта автоматизация.

Сделали автоформирование договоров? Сразу напишите об этом инструкцию, чтобы менеджеры всегда знали и понимали как этим пользоваться. Внедрили голосового робота на базе искусственного интеллекта? Напишите инструкцию, чтобы ваши менеджеры понимали когда этот робот звонит клиенту и о чем с ним говорит. Это, кстати, одно из моих любимых направлений - мы делаем таких роботов, которые разгружают менеджеров и не отличимы от человека.

✅ Регламент по работе с CRM-системой

Как менеджеры работают в CRM? Казалось бы, это простой вопрос, ведь все понимают что делать в той или иной ситуации. Но это только кажется так, и у каждого менеджера, если вы не создали единый регламент, свое понимание процесса работы. Мы ни раз с этим сталкивались, и могу сказать точно из опыта - пока у вас не будет четкого регламента работы менеджера в CRM, он работать там не будет.

✅ Инструкция по работе с CRM-системой

Инструкции обычно дополняют регламенты. Если регламент - это жесткие правила, то инструкция - это наглядный алгоритм. Грубо говоря, регламент говорит нам ЧТО делать, а инструкция - КАК это делать.

Поэтому очень важно делать простые и наглядные инструкции для ваших менеджеров. Например, мы делаем инструкции в нескольких форматах: от заметок и статей до видеороликов и обучающих курсов. Это помогает менеджерам быстрее и лучше усваивать информацию. Что в итоге точно скажется на ваших деньгах :)